Những Lỗi Thường Gặp Khi Làm Thủ Tục Hải Quan Và Cách Tránh

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, khai báo thủ tục hải quan luôn là bước bắt buộc và đóng vai trò quyết định tốc độ thông quan hàng hóa. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp – kể cả đơn vị đã có kinh nghiệm – vẫn gặp phải những lỗi lặp lại khiến hàng bị ách tắc, phát sinh chi phí hoặc bị xử phạt. Với kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực logistics và dịch vụ hải quan, SNQ Global Logistics tổng hợp những lỗi phổ biến nhất khi làm thủ tục hải quan và gợi ý cách xử lý hiệu quả để doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, đảm bảo thông quan nhanh chóng.

1. Khai sai mã HS (HS Code)

Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng gây hậu quả nghiêm trọng nhất. Mã HS quyết định mức thuế, chính sách quản lý và điều kiện kiểm tra chuyên ngành. Chỉ một sai lệch nhỏ cũng khiến hàng hóa bị giữ lại để xác minh hoặc bị truy thu thuế sau thông quan.

Cách tránh:

• Phân tích kỹ bản chất hàng hóa, tài liệu kỹ thuật, catalog.

• Tra cứu đối chiếu nhiều nguồn, kết hợp kinh nghiệm thực tế từ chuyên gia.

• Nhờ đơn vị tư vấn như SNQ Global Logistics rà soát trước khi nộp tờ khai.

2. Khai sai trị giá hải quan

Doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa giá trị giao dịch và các khoản phải cộng hoặc trừ theo quy định. Lỗi này dẫn đến việc tính thuế sai, bị yêu cầu tham vấn hoặc định giá lại, gây kéo dài thời gian thông quan.

Cách tránh:

• Đảm bảo đầy đủ chứng từ: hợp đồng, invoice, packing list, chứng từ vận tải.

• Xác định rõ các khoản phải cộng như phí bản quyền, phí hoa hồng, phí đóng gói…

• Lưu trữ và cung cấp đầy đủ chứng từ khi cơ quan hải quan yêu cầu.

3. Nhầm lẫn về loại hình tờ khai

Mỗi loại hình xuất nhập khẩu (kinh doanh, sản xuất, gia công, tạm nhập tái xuất, khu phi thuế quan…) đều có chính sách và yêu cầu chứng từ khác nhau. Việc chọn sai loại hình khiến doanh nghiệp phải hủy tờ khai và làm lại, hoặc bị truy thu – xử phạt nếu bị phát hiện sau này.

Cách tránh:

• Xác định mục đích nhập khẩu ngay từ đầu.

• Đối chiếu đúng phương án kinh doanh và hợp đồng mua bán.

• Nhờ chuyên gia hải quan tư vấn khi có nghiệp vụ phức tạp.

4. Thiếu hoặc sai sót chứng từ

Các chứng từ như CO, CQ, hợp đồng, invoice, vận đơn, phiếu đóng gói… nếu thiếu hoặc sai thông tin có thể khiến lô hàng bị giữ lại để bổ sung hoặc kiểm tra thực tế.

Cách tránh:

• Kiểm tra chéo chứng từ giữa shipper và doanh nghiệp trước khi tàu cập cảng.

• Đảm bảo thông tin trên chứng từ thống nhất với tờ khai hải quan.

• Sử dụng checklist chứng từ theo hướng dẫn của SNQ Global Logistics.

5. Sai thông tin người nhận – người gửi

Nhiều doanh nghiệp chủ quan, không đối chiếu kỹ tên, mã số thuế, địa chỉ, dẫn đến sai lệch với dữ liệu trên hệ thống quản lý thuế. Điều này làm tờ khai bị từ chối hoặc yêu cầu chỉnh sửa.

Cách tránh:

• Lưu hồ sơ chuẩn cho từng đối tác và kiểm tra thông tin định kỳ.

• Đối chiếu thông tin doanh nghiệp với hệ thống quản lý thuế trước khi khai báo.

6. Không nắm rõ chính sách quản lý chuyên ngành

Một số mặt hàng phải kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm, hoặc xin giấy phép. Doanh nghiệp không nắm yêu cầu dẫn đến phát sinh kiểm tra đột xuất và kéo dài quy trình thông quan.

Cách tránh:

• Tìm hiểu chính sách quản lý trước khi ký hợp đồng nhập khẩu.

• Chủ động xin giấy phép hoặc đăng ký kiểm tra chuyên ngành trước khi hàng đến.

• Nhờ đơn vị chuyên trách như SNQ Global Logistics cập nhật chính sách mới nhất.

7. Không kiểm tra hiệp định ưu đãi thuế quan

Nhiều doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội giảm thuế nhập khẩu vì không xin CO ưu đãi hoặc không biết hàng thuộc diện được hưởng ưu đãi theo các hiệp định FTA.

Cách tránh:

• Hỏi shipper về khả năng xin CO ưu đãi ngay từ khi đàm phán.

• Kiểm tra danh sách biểu thuế ưu đãi và quy tắc xuất xứ.

8. Không khai báo đầy đủ phí liên quan

Một số chi phí như phí vận chuyển nội địa, phí phụ thu, phí bảo hiểm quốc tế… thường bị khai thiếu, khiến trị giá tính thuế không chính xác.

Cách tránh:

• Tính đầy đủ các khoản phí liên quan theo điều kiện Incoterms.

• Lưu chứng từ đầy đủ để chứng minh với cơ quan hải quan khi cần.

9. Không cập nhật quy định mới

Quy định hải quan thay đổi liên tục. Doanh nghiệp không cập nhật kịp thời dễ mắc lỗi khai báo sai, áp thuế sai hoặc bỏ sót thủ tục.

Cách tránh:

• Theo dõi thông tin từ cơ quan hải quan và đơn vị tư vấn.

• Cập nhật định kỳ quy trình nội bộ.

10. Thiếu kinh nghiệm xử lý khi bị kiểm tra

Trong nhiều trường hợp, hàng hóa bị đưa vào luồng vàng hoặc đỏ, nhưng doanh nghiệp không biết cách chuẩn bị chứng từ, dẫn đến kéo dài thời gian kiểm tra.

Cách tránh:

• Chuẩn bị bộ chứng từ hoàn chỉnh và rõ ràng.

• Phối hợp chặt chẽ với nhân viên khai báo hoặc đơn vị dịch vụ của SNQ Global Logistics.

Vai trò của SNQ Global Logistics trong việc hỗ trợ doanh nghiệp

SNQ Global Logistics hỗ trợ tối ưu toàn bộ quy trình khai báo thủ tục hải quan với các thế mạnh:

• Kiểm tra và rà soát tờ khai để đảm bảo chính xác.

• Phân loại HS chuẩn, hạn chế bị ấn định thuế hoặc truy thu.

• Tư vấn chính sách chuyên ngành và ưu đãi thuế quan.

• Thay mặt doanh nghiệp làm việc với cơ quan hải quan.

• Cập nhật quy định mới theo từng lĩnh vực hàng hóa.

Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian thông quan đáng kể.

Những lỗi khi khai báo thủ tục hải quan thường xuất phát từ việc thiếu thông tin, thiếu kinh nghiệm hoặc không cập nhật quy định. Khi doanh nghiệp hiểu rõ các lỗi thường gặp và có chiến lược phòng tránh, việc thông quan sẽ trở nên nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả hơn. Với sự đồng hành của SNQ Global Logistics, doanh nghiệp không chỉ hạn chế tối đa rủi ro mà còn tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu.

>>> Có thể bạn quan tâm:

• Phí Và Lệ Phí Thủ Tục Hải Quan 2025: Những Điều Doanh Nghiệp Cần Biết